Organisatie

Voor het bestaan van een vereniging gelden een aantal regels. Een aantal van die regels zijn vastgelegd in de statuten, een huishoudelijk reglement en een baanreglement. Op aanvraag kunnen deze bescheiden, die de formele grondslag vormen voor de vereniging worden ingezien.
De ledenvergadering is een belangrijk orgaan van de vereniging. De ledenvergadering is o.a. belast met het benoemen van bestuursleden, met het vaststellen van de begroting en bijbehorende jaarstukken van de vereniging. De ledenvergadering komt in de regel eenmaal per jaar vóór 1 april bij elkaar. Het dagelijks bestuur is in handen van het bestuur.
De taakverdeling wordt binnen het bestuur bepaald.

Voor een aantal bestuurstaken zijn commissies ingesteld. Op dit moment bestaan de volgende commissies:

  • Activiteitencommissie
  • Jeugdcommissie
  • Kantinecommissie
  • Materialencommissie en
  • Sponsorcommissie

Wie een steentje wil bijdragen aan de organisatie van de vereniging kan zich opgeven bij een commissie. Verschillende commissies behoeven nog dringend versterking.
Bedenk: zonder vrijwilligers kan onze vereniging niet draaien.

De commissies

Belangrijk voor het bestaan van de vereniging zijn de commissies. Het verdelen van taken leidt ertoe dat de betrokkenheid bij de vereniging optimaal blijft. Bovendien is het zo dat hierdoor niet alle lasten op een beperkt aantal schouders rusten. Onderstaand wordt aangegeven welke commissies welke taken verrichten. Wil u meer weten of wilt u zich inzetten bij een van de commissies neem dan contact op.

Activiteitencommissie

Taken van de activiteitencommissie:

  1. Bepaling van de speelsterkte (voor zover de vereniging hierbij betrokken is).
  2. Indelen voor de competities. Voorafgaand aan het tennisseizoen krijgt iedereen de gelegenheid in te schrijven voor een bepaalde competitievorm.
  3. Organiseren van de clubkampioenschappen voor de senioren.
  4. De organisatie van het jaarlijkse Koeltoernooi.
  5. De technische commissie organiseert verder diverse gezelligheidstoernooien. De “Superbalwedstrijden” op de dinsdagavond lopen als een rode draad door het seizoen.
  6. De coördinatie van scheidsrechter-, competitieleider- en andere opleidingen.

Jeugdcommissie

Taken van de Jeugdcommissie:

  1. Aangezien het zwaartepunt van training bij de opleiding van de jeugd ligt, coördineert de jeugdcommissie de zomer en wintertrainingen.
  2. Voortvloeiend uit punt 1 bepaalt de jeugdcommissie op welke avonden op welke banen wordt getraind.
  3. In samenspraak met de trainer wordt geselecteerd voor de jeugdcompetitie.
  4. Organisatie van officiële jeugdtoernooien.
  5. Organisatie van de jeugdclubkampioenschappen.
  6. Uitwisseling met de jeugd van andere verenigingen binnen de regio of deelname aan jeugdtoernooien elders.
  7. Coördinatie van deelname aan cursussen jeugdbegeleiding en inschakeling gediplomeerden.

Materialencommissie

Samenstelling:
De taken van de materialencommissie worden ingevuld door een aantal seniorenspelers die op een morgen in de week tennissen en aansluitend een aantal klussen verrichten.

Taken van de materialencommissie:

  1. De materialencommissie heeft tot taak het verzorgen van de coördinatie van het onderhoud van het tennispark en het clubgebouw.
  2. Een aantal klussen met betrekking tot dit onderhoud zullen door en/of in opdracht van de commissie worden verricht.
  3. Uitvoering van werkzaamheden vindt zonodig plaats in overleg met groundsman en interieurverzorg(st)er.
  4. Aanschaf van materialen ten behoeve onderhoud of het instandhouden van tennisaccommodatie en clubgebouw zullen door de materialencommissie worden verricht.
  5. Voor de uitvoering van taken wordt aan de commissie jaarlijks een taakstellend budget beschikbaar gesteld.

Opmerking:
Onderhoud is een grote kostenpost voor de vereniging. Samen zullen we moeten proberen deze kosten te drukken. Dit komt de financiële positie van de club ten goede en bovendien de kwaliteit van de accommodatie. Gravelbanen vergen veel onderhoud. Onze automatische beregeningsinstallatie draagt bij aan een stukje kwaliteitsverbetering. Een belangrijk stuk onderhoud wordt verricht door de groundsman. Het jaarlijks groot onderhoud wordt gedaan door de gemeente. Niet minder belangrijk is de zorg die spelers zelf aan de baan moeten besteden. Enkele richtlijnen: als eerste alleen met tennisschoenen op de baan!!!
Vooral aan het begin van het seizoen opletten dat je geen kuiltjes draait. Als dat toch gebeurt: dichtmaken! En natuurlijk altijd vegen na het spelen. Gebruik ook eens de wals.
Aan het begin van het seizoen kan nog vorst voorkomen. Gebruik de banen niet in de morgenuren als het gevroren heeft.
Aan het begin en aan het einde van het tennisseizoen en voor het Open Koeltoernooi moet er elk jaar een flinke hoeveelheid werk worden verricht. Op die momenten wordt een beroep gedaan op alle leden. Doe daaraan mee!

Kantinecommissie

Taken van de kantinecommissie:
Zoals aangegeven beheert de kantinecommissie de kantine. Hierbij behoort zoal:

  1. Het inkopen van drank en spijzen en aankoop benodigde materialen voor barexploitatie.
  2. Adviseert het bestuur m.b.t. aankoop benodigdheden clubgebouw.
  3. Het regelen en toezien op de naleving van schema voor bardiensten.
  4. Het ondersteunen van verenigingsactiviteiten.
  5. Zorgen voor aankleding clubgebouw.

Opmerking:
Van seniorleden wordt verwacht dat ze bardienst draaien. De barexploitatie draagt bij aan de inkomsten van onze vereniging. Hierdoor kunnen we de contributie relatief laag houden. Door hand- en spandiensten val de leden kunnen we ook de prijzen in het clubgebouw op een acceptabel niveau houden. Daar hebben we allemaal baat bij. Aan het begin van het seizoen krijgt u de gelegenheid om voor bepaalde diensten in te tekenen zodat bij voorbaat wordt voorkomen dat u wordt ingedeeld op een tijdstip dat u bent verhinderd. Tekent u niet in dan wordt u ingedeeld. Wekelijks wordt een captain van de week en een assistent “aangewezen”. De captain van de week is in de betreffende week verantwoordelijk voor de kas en heeft kantinedienst op de dinsdagavond. Daarnaast zorgt hij er in die week dagelijks voor dat het clubgebouw wordt geopend zodat kleedkamers en toiletten bereikbaar zijn. Het clubgebouw dient om 19.00 uur te worden geopend en gesloten om uiterlijk 23.00 uur. De assistent ondersteunt de captain op de dinsdagavond. De captain draagt na afloop van de week de kas op maandag over aan Willy Henderickx.